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案例介绍二

关注:40 发表时间:2017-09-17 09:30:12

面对挑战

深圳某手袋厂近年来发展迅速,员工已逾千名,对打印文件 (销售资料、客户文件及内部通讯) 的质量需求极高。为求全面提升办公室效能,决心对外谋求一站式的文件管理方案。

行政管理困难

人机使用比率低,而且器材来自不同供应商,消耗品管理和储存复杂,加上单据繁复,管理困难。


无形开支庞大

由于拥有大量不同品牌及型号的复合机及打印机,需购买及储存不同种类的消耗品,开支及维修费用庞大,电费及人力管理资源消耗亦高。


打印成本高昂

使用大量小型桌面打印机,而其打印成本比多功能复合机高出一半。


打印质素欠佳

有大量旧式打印机,打印质素参差未如理想。


工作流程复杂

文件打印系统分散于六层办公室,打印扫描工序未有统一管理,影响员工效率及对客户之服务质素。


办公咨询服务提供全面解决方案

科贝迪「办公咨询服务」的顾问团队进厂向各部门进行详细审查,理解该公司的日常实际操作及现有系统的问题所在后,透过详细的数据分析,并为手袋厂度身订制了一套全新的文件打印方案,再为打印设备进行升级,全面提升及加强办公室文件打印系统之运作效能。

科贝迪解决方案

 

>> 统一使用理光多功能复合机,取代办公室各种部门共用的打印机、复印机及传真机。当中包括多部具优质彩色打印功能,能全面提升彩色文件打印质素。
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采用无纸传真方案,避免将真打印出来,减低浪费纸张。
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理光的文件控方案配合多功能复合机内的Scan-to-folder功能,可将文件描及存于伺服器内。用可利用DeskTopBinder Professional软件,方便随时搜寻需要文件,更可用不同方式将文件传送到其他部门传阅,方便变更、编辑、搜寻及撷取,加强文件处理效率。
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采用Web SmartDeviceMonitor 件可以了解不同部及不同楼之文件打印使用情况,提升文件管理系之行政管理效能。
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采用科迪的按划一收模式,不打印、复印或真,都按打印量划一收,大大化了行政上的管理。
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提供 Enhanced Locked Print 加密打印及资讯保安方案,可在文件打印时设定密,再于多功能复合机的操作版面上入密才打印出来,便可确保文件料保密。

Enhanced Locked Print 功能,工需入密,才可将文件打印出来,确保料保密。

方案成效

成效

>> 设备的配置及分佈位置,打印机数量由30多部减至7部,工和装置比例提升至10:1,公室空之余,提升每一台多功能复合机的效能。
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完善的无纸传真方案,有效减低垃圾真,大大减省用量。5年可减省用700,000张,除大大节省成本,也合乎环保原则。
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方便易用的文件取功能需要文件回查询,减少回应时间提高意度。
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改革大部分同事及管理层认同,新器材使文件存档系化,描打印速度高,色彩艳丽准确,故工都意采用。据估采用新方案后,工整体工作效率可提升达50%。
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多方面化行政作,包括集中购买消耗品理光、清晰易文件打印开支告、两小门软硬件修保养服等,均能减低行政管理工作担,也提高公司运效率。
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采用科迪的「MC抄表全保模式」,统一收费计算方法(维修保养费亦包括在内),大大减低整体开支,亦比易控制成本。
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保安打印,令各投业员能确???/span>个人料私,提高其客务质素。

 

迪文件管理方案及文件顾问团队,们详细讲估公司文件打印及管理流程,透过审实际情况,与不同部门讨论后一起建立及总拥有成(Total Cost of Ownership),并提供重新设计的器材分布建,有效地公司源。



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